Privacyverklaring

ZIJkant vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we uw privacy waarborgen.

ZIJkant vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de GDPR of Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als ZIJkant vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

ZIJkant vzw
Sint-Jansstraat 32-38
1000 Brussel
info@zijkant.be
02/515 81 67

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door ZIJkant vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Het versturen van informatieve nieuwsbrieven over genderthema’s en over onze acties en campagnes. (gerechtvaardigd belang / ondubbelzinnige toestemming)
• De verslaggeving van acties en campagnes via onze website en sociale media. (gerechtvaardigd belang)
• Het behandelen van bestellingen via de webshop. (gerechtvaardigd belang)
• Het uitsturen van persberichten naar onze perscontacten. (gerechtvaardigd belang)
• Het aangaan van samenwerkingsverbanden met partners voor acties en campagnes. (gerechtvaardigd belang)
• Het aanleggen van deelnemerslijsten bij activiteiten waarvoor een inschrijving wordt gevraagd. (gerechtvaardigd belang)
• De opvolging van vormingsaanvragen. (gerechtvaardigd belang)
• Het aanleggen van een talentenbank met genderexperten die wij kunnen contacteren met het oog op de organisatie van acties en campagnes. (gerechtvaardigd belang)
• Het registreren van inputvragen om onze consultancyfunctie te kunnen staven. (gerechtvaardigd belang)
• Het registreren van onze vrijwilligers in een databank, en het via e-mail uitnodigen van deze vrijwilligers op bestuursvergaderingen en/of op acties en campagnes. (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid. (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• Nieuwsbrief-abonnees: naam, e-mail
• Digitale vrijwilligers: beeldmateriaal
• Klanten webshop: naam, adres, (telefoonnummer), e-mail
• Perscontacten: naam, (telefoonnummer), e-mail, organisatie
• Samenwerkingspartners: naam, e-mail, telefoonnummer, beroep en betrekking
• Deelnemers activiteiten: naam, e-mail, telefoonnummer, adres, beroep en betrekking
• Aanvragers vormingen: naam, e-mail, telefoonnummer, beroep en betrekking
• Genderexperten in talentenbank: naam, e-mail, (telefoonnummer), beroep en betrekking
• Studenten/onderzoekers die om input vragen: naam, e-mail, opleiding en vorming of beroep en betrekking
• Bestuursleden: naam, e-mail, adres, telefoonnummer, rijksregisternummer, opleiding en vorming, beroep en betrekking, beeldmateriaal
• Vrijwilligers: naam, e-mail, telefoonnummer, opleiding en vorming, beroep en betrekking, beeldmateriaal

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, cv’s …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om te kunnen deelnemen aan onze werking. Met uitzondering van :

• Beeldmateriaal (verslaggeving op sociale media en onze websites)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is het niet publiceren van gerichte foto’s van u.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens online (Google Contacts).
• Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting…).
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, server…).
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat.
• Het verzekeren van onze medewerkers.
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp).
• Het uitbouwen van een netwerk op sociale media (Facebook, Twitter, Instagram, Flickr, LinkedIn).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt, en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).
• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties…).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijke behandeling van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is het opvragen van persoonsgegevens door de politie in het kader van een onderzoek. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijke) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacyregelgeving.

Bewaartermijnen

ZIJkant vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

• Nieuwsbrief-abonnees: tot uitschrijving door betrokkene.
• Digitale vrijwilligers: tot zeventig jaar.
• Klanten webshop: tot zes jaar na bestelling.
• Perscontacten: tot zeventig jaar.
• Samenwerkingspartners: tot zes jaar na einde samenwerking.
• Deelnemers activiteiten: tot zes jaar na activiteit.
• Aanvragers vormingen: tot zes jaar na einde samenwerking.
• Genderexperten: na zes jaar wordt aan de experten gevraagd om de gegevens te controleren en toestemming te geven om deze langer te bewaren.
• Studenten en onderzoekers die om input vragen: tot zes jaar na contact.
• Bestuursleden: tot einde samenwerking.
• Vrijwilligers: tot einde samenwerking.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking).

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens ZIJkant vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gebonden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een firewall.
• Onze websites zijn voorzien van een SSL-certificaat.
• Wij maken systematisch back-ups van de server.
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
• Een zeer beperkt aantal medewerkers heeft toegang tot uw persoonsgegevens. Zij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen.
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• Bij nieuwe projecten die mogelijk een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten

U heeft recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in – uw opdracht – aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om uw identiteit te controleren vragen wij om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijziging privacyverklaring

ZIJkant vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.